杭州陵园墓地业务档案登记

杭州墓园档案工作是记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要工作。做好档案工作就是对历史负责,为现实服务,替未来着想。杭州墓地业务档案是由墓地业务文件材料经收集汇总、立卷整理、归档转化而来的。从杭州陵园墓地业务文件材料形成的那一刻开始,杭州墓地管理员就应意识到进行文件材料积累、保管、开发、利用工作的重要性和责任感。

(一)杭州陵园墓地文件材料的积累方法

文件材料的积累工作一般由墓地管理员在本职岗位工作过程中自行完成,并进行登记。积累的方法有以下几种:

1.明确分工,落实责任

每个业务部门均应设一名专(兼)职档案资料员,负责本部门有关业务文件材料的收集和积累工作。

2.收集齐全,分类存放

业务部门按照《殡葬服务单位业务档案管理办法》的规定,将办理安葬等业务形成的业务文件材料收集齐全并进行整理分类,为立卷工作做好准备。

3.逐一登记,排序编目

档案资料员登记自己经办的材料,将收集登记的业务文件材料排序编目。遗体(骨灰)安葬材料以墓穴(格位)为单位整理登记,一个墓穴(格位)列为一卷。每卷按照业务文件材料形成的时间顺序排列。

(二)杭州陵园墓地需要登记归档的文件材料

1.遗体安葬时

提供土葬服务的公墓在遗体安葬过程中形成的下列文件材料应当登记归档:死亡证明原件或者复印件;遗体安葬合同;

丧事承办人签名的遗体安葬处理表、业务流程单等;

丧事承办人的有效身份证件复印件;

-补充签订的合同或者协议，

-其他应当归档的材料。

2.骨灰安葬时

骨灰安葬过程中形成的下列文件材料应当归档:

-死亡证明或者火化证明的复印件;

维护管理第四章

一骨灰安葬合同;

丧事承办人签名的骨灰安葬处理表、业务流程单等:

丧事承办人的有效身份证件复印件;

一补充签订的合同或者协议;

其他应当归档的材料。

(三)杭州陵园墓地文件材料的积累要求

墓地业务文件材料在积累时应注意以下几点:

1.严格归档范围

文件材料的积累范围要符合墓地业务档案的归档范围。每做一项工作都要记录和形成定的文件材料,并对照公墓管理档案归档范围把有保存价值的部分积累起来,待任务结束后再进行整理、登记、归档。切忌在工作中把有关无关的材料都堆放在一起。

2.保留原始文件

在文件材料的积累过程中,尽可能保留文件正文和原始文件,在无法保存原始文件的情况下,应注明复印件的出处。

3.严格登记手续

积累的文件材料一定要进行登记造册,供有关人员使用时,要有借用手续,并严格执行有关规章制度。